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A validade legal dos documentos digitalizados

A MP da liberdade econômica, que agora é válida como lei, mudou a validade legal dos documentos digitalizados. A partir de agora, eles têm a mesma validade que os físicos, o que é extremamente vantajoso para quem deseja ter mais organização dentro da empresa.

Agora, você pode digitalizar o documento original que poderá ser destruído depois de digitalizado e autenticado, porém a recomendação é que pelo menos uma cópia física original seja armazenada. Mas a partir de agora, a cópia digital possui a mesma validade!

Inclusive, até mesmo os documentos públicos, como registros em cartórios, já poderão ter essa validade. E o melhor poderão ser armazenados também eletronicamente.

Continue lendo esse post e conheça as vantagens em digitalizar os seus documentos.

Confira!!!

Vantagens da digitalização de documentos

Com a aprovação da validade legal dos documentos digitalizados, as empresas que investem nesse tipo de serviço conseguem ter uma série de vantagens, tais como:

·      Facilidade na organização

Com todos os documentos da sua empresa digitalizados e armazenados de forma eletrônica, será mais fácil manter a organização deles. Isso porque, você poderá criar categorias e pastas para separar tudo, e até mesmo incluir tags nos arquivos para facilitar a busca quando precisar deles.

·      Sustentável

Outro grande diferencial de apostar na digitalização de documentos é que a sua empresa passará a ser mais sustentável. Pense em quanto papel é utilizado apenas uma única vez, simplesmente para obter uma assinatura, ou até mesmo passar por uma revisão.

Com os documentos digitalizados, você poderá poupar grandes quantidades de papel, diminuindo assim o impacto no meio-ambiente.

·      Redução de despesas

Pode não parecer, mas os documentos físicos geram altas despesas para empresas. Isso porque, a impressão de várias cópias de um mesmo arquivo acaba aumentando os custos com insumos.

·      Sem risco de perda

Quantas empresas tiveram os documentos essenciais perdidos por conta de incêndios e chuvas? Até mesmo cartórios de todo o Brasil, já passaram por esse tipo de situação.

E muitas vezes é impossível recuperar as informações perdidas, uma vez que só a cópia física existia. Ao digitalizar esses documentos, você não terá mais esse risco.

Você poderá criar várias cópias digitais, e armazenar esses arquivos em locais seguros.

·      Acesse de qualquer lugar

Não há nada pior do que você se deslocar para um local longe e descobrir que esqueceu de um documento essencial que seria usado. Com a digitalização desse tipo de item, você não terá mais esse tipo de problema.

Existem serviços de armazenamento em nuvem onde você consegue guardar o arquivo e acessá-lo sempre que desejar. Tudo o que você precisa é de um dispositivo que acesse a internet.

·      Economiza e otimiza os espaços da sua empresa

Mais um dos diferenciais de investir na digitalização de documentos é que você não terá mais que perder espaço do seu negócio para armazenar arquivos gigantescos com as versões físicas desses itens. Tudo ficará armazenado de forma eletrônica.

Assim, você poderá otimizar o uso de infraestrutura do seu negócio, e garantir ambientes mais organizados.

Agora que você sabe como funciona a validade legal dos documentos digitalizados, com a entrada em vigor da MP da liberdade econômica, entre em contato com a PrintMac para saber mais sobre os serviços de digitalização.

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