Você já pensou em automatizar os processos de digitalização e impressão da sua empresa?

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Sua empresa ainda tem armários cheios de documentos e papéis? Saiba que é possível automatizar os processos de digitalização e impressão da sua empresa.

Dessa forma, a sua organização fica melhor e seus processos mais eficientes.

Já pensou ter todos os seus documentos organizados em um arquivo no computador e programar sua impressora para funcionar?

Isso já é possível e existem algumas empresas que oferecem este serviço.

Automatizar o processo de digitalização

É provável que todos os processos da sua empresa já estejam o mais automatizado possível.

Contudo, a digitalização de documentos e impressão costumam ser os últimos a passarem por essa mudança.

Muitas vezes por não saber da possibilidade ou acreditar que é muito difícil automatizar essas funções.

Por isso, pegue seus documentos e faça a digitalização automatizada deles. Ou seja, seus documentos vão ficar guardados em um local seguro, na rede.

Dessa forma, o acesso e a distribuição dos documentos ficarão mais fáceis.

Como funciona? O próprio scanner faz quase todo o trabalho para você.

O scanner automatizado só precisa que você organize os documentos e dê o sinal para a máquina começar a digitalizar.

Ou seja, você posiciona os documentos e a própria máquina vai se auto alimentando de papeis e digitalizando seus documentos em sequência.

A grande vantagem disso é que você pode fazer outra coisa, enquanto a máquina trabalha. Outro ponto é que a digitalização automatizada é bem mais rápida do que a manual.

Outra vantagem, é que seus documentos podem ter qualquer tamanho. E serão transformados em imagens.

Dessa forma, fica muito mais fácil de encontrar um documento quando você precisar dele.

Além disso, com os documentos digitalizados é possível que a quantidade de impressões na sua empresa diminua.

Da mesma forma, é possível também diminuir seus gastos e trabalho com impressão.

Outsourcing de impressão

É possível que muitos não conheçam o serviço de outsourcing de impressão, mas vamos te explicar tudo sobre e você verá as vantagens.

O outsourcing de impressão é a terceirização de todo o processo de impressão e cópias.

A grande vantagem para a empresa contratante é que a empresa contratada vai pensar e organizar todo o seu processo de impressão. Dessa forma, você nem seus funcionários vão perder tempo com isso.

É provável que a maioria das empresas não saibam quanto gastam com impressões, por ser um serviço deixado de lado.

Com o outsourcing, você vai saber quanto gasta e como diminuir esse gasto. Além de como minimizar os custos gerais com impressões.

O serviço tem o objetivo de reduzir os custos, fornecer os melhores equipamentos, oferecer soluções melhores de acordo com as necessidades da empresa, atualizar a equipe e os equipamentos.

Dessa forma, sua produtividade vai aumentar pois seus funcionários estarão focados na sua função e não em problemas de impressão.

Além de diminuir a quantidade de equipamentos e, consequentemente, os gastos de energia com eles.

Dicas para começar

Em primeiro lugar, você deve escolher a empresa certa de outsourcing para contratar para a sua empresa.

Antes de contratar uma empresa, você deve ter alguns cuidados para evitar problemas futuros.

  1. Experiência no mercado: com mais experiência, você terá mais segurança na hora de contratar.

A PrintMac está a mais de 20 anos no mercado e oferece soluções customizadas de digitalização e impressão para empresas.

  1. Assistência técnica: É importante que a empresa contratada tenha um suporte técnico treinado e certificado.

Dessa forma, quando tiver problemas técnicos, você terá certeza que eles vão ser resolvidos rapidamente e com qualidade.

Por isso, a PrintMac conta com colaboradores treinados e certificados pelos fabricantes dos equipamentos, garantindo assistência completa.

  1. Suprimentos de qualidade: os suprimentos que você coloca no seu equipamento, vão fazer a diferença entre uma impressão de boa qualidade ou não.

Por isso, prefira sempre as empresas que fornecem suprimentos originais, assim como a PrintMac.

Além disso, a PrintMac possui um estoque atualizado e para pronta entrega. Dessa forma, a impressão não fica parada.

  1. Monitoramento dos equipamentos: Quando a empresa monitora suas impressoras, você não vai ser deixado na mão.

Isso porque o monitoramento vai detectar possíveis falhas antes delas acontecerem, reduzindo os custos e seus problemas com o equipamento.

  1. Equipamentos Backup: Caso sua impressora dê algum problema mais sério e precise ser trocada, é importante que sua operação não fique paralisada.

Por isso, prefira empresas que possuem equipamentos prontos para serem substituídos e você não sair no prejuízo, como a PrintMac.

 

Conclusão

Em resumo, você consegue diminuir seus custos, manter seus funcionários focados no que realmente importa, melhorar a qualidade da sua impressão, se livrar dos arquivos de papel e eliminar desperdícios com os serviços de automatização do processo de digitalização e impressão.

Além de inúmeras outras vantagens, como não se preocupar com a manutenção dos equipamentos e não perder tempo procurando documentos.

Contudo, é importante escolher a empresa ideal para contratar os serviços.

Por isso, a PrintMac tem tudo que você precisa. Com mais de 20 anos de mercado, ela oferece os mais diversos serviços.

Por exemplo, digitalização de documentos, outsourcing de impressão, gerenciamento dos documentos, monitoramento, equipamentos backup e suprimentos para pronta entrega.

Agora, é só escolher quando começar a usar os serviços e facilitar o dia a dia na sua empresa.

Gostou do artigo? Continue acompanhando para saber mais sobre as atualizações do setor.

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