Você sabe o que é o ECM e o que ele pode fazer para sua empresa?

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Você sabe o que é o ECM? Esse tipo de gerenciamento pode otimizar o dia a dia do seu empreendimento, facilitando a organização das informações na sua empresa.

Uma instituição que não organiza seus documentos e informações, tende a perder dinheiro. Isso porque, além de ser menos produtiva, acaba gastando muito com retrabalho.

E através desse tipo de solução, é possível gerenciar arquivos e dados com mais facilidade. E com isso, os colaboradores terão mais tempo para se dedicar a outras tarefas.

Mas afinal de contas, o que é o ECM?

Essa é a sigla para Enterprise Content Management! Este que em português significa gestão de conteúdos empresariais.

Basicamente, esse termo diz respeito ao modo como você armazena as informações do seu negócio. Toda empresa precisa se preocupar com esse fato, uma vez que todos os dados do dia a dia têm alguma relevância, e muitos podem ser sigilosos.

Para otimizar esse tipo de organização, é possível encontrar soluções que digitalizam documentos físicos, automaticamente, e os tornam rastreáveis, como é o caso da ferramenta da ECM-PRINTMAC.

Por meio dela, os documentos são tratados pelo OCR (Opticals Character Recognition) e ficam em formato de “texto”. Dessa maneira, a gestão de documentos se torna mais prática, uma vez que isso possibilita usar termos específicos para buscar arquivos com determinados conteúdos (exemplo: busca pelo número de nota fiscal, etc).

Quais os benefícios de ter um sistema de ECM na sua empresa?

Contar com um software de digitalização de documentos pode trazer uma série de benefícios para a sua empresa, tais como:

·  Evite a perda de documentos

Com os documentos digitalizados e organizados, ficará mais difícil perder algum dado importante. Tudo ficará armazenado na solução, de forma categorizada e com fácil acesso.

·  Agilidade em consultas

Todos os departamentos poderão ter acesso aos documentos digitalizados. Isso trará mais produtividade para o dia a dia dentro do negócio.

·  Não necessita de espaço físico

Um dos grandes problemas de guardar documentos fisicamente é o espaço físico para isso. Dependendo da quantidade de informações impressas que a empresa tem, é fácil ocupar mais de um cômodo inteiro com pastas e arquivos.

Já com um ECM, tudo ficará armazenado de maneira digital, evitando a utilização de espaço físico.

·  Queda nas despesas

Dependendo da quantidade de cópias e versões de um documento, uma empresa pode ter custos altos com papel, tinta e outros itens. Ao usar uma solução de gestão de documentos, esse tipo de despesa cai drasticamente.

Além disso, seu negócio também estará contribuindo com a sustentabilidade, uma vez que o desperdício de papel será evitado.

Os recursos economizados com a redução do uso de papéis e outros itens do gênero também poderão ser usados para melhorar na empresa. Desde compra em equipamentos, até expansões, novas contratações de colaboradores, aquisição de programas que otimizem o dia a dia entre outras melhorias.

Agora que você já sabe o que é o ECM ficou interessado nessa solução? Então aproveite para entrar em contato com a PrintMac para saber mais sobre ela!

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